Por ser un tema de actualidad, queremos tratar el tema de la Asamblea en la Propiedad Horizontal, mencionando algunos aspectos prácticos y otros legales, que seguramente serán de utilidad.
En primer lugar es necesario decir que la reunión no debe convertirse en una larga jornada, exasperante y fatigante, para lo cual debemos organizarla y dirigirla de manera que pueda realizarse en un máximo de dos o dos horas y media, tiempo mas que justo para evacuar los temas después de un debido análisis y debate.
Para lograrlo, es necesario recordar y recordarle a los asistentes que la Asamblea solo debe tratar los temas que son de su exclusiva competencia y dejar los temas generales para su debido tramite ante el órgano competente: P. ej. los temas que pueden ser resueltos por el Consejo de Administración se tratarán en reuniones del Consejo y los temas que que son competencia del Administrador deberán ser planteados directamente ante la Administración. Eso significa sencillamente que en la reunión de Asamblea NO SE DEBEN TRATAR TEMAS QUE SON DE COMPETENCIA DEL CONSEJO O DEL ADMINISTRADOR, sino SOLO AQUELLOS QUE COMPETEN A LA ASAMBLEA.
De lo contrario, la reunión será interminable y con el riesgo de que por estar tratando temas que se deben resolver en otras instancias se dejen de tratar los temas que verdaderamente son para la Asamblea.
Es muy importante también que el Presidente de la Reunión, (Que es nombrado por los asambleistas), tenga alguna experiencia y sepa conducir la reunión de una forma ordenada, sin permitir intervenciones que se salgan del orden del día aprobado, evitando confrontaciones, sometiendo a debate y a votación las propuestas, etc.
Tengamos en cuenta que la Asamblea General es la máxima autoridad de la copropiedad, y esta conformada por los COPROPIETARIOS “o sus representantes” reunidos en la forma en que se indica en la ley y en el reglamento de Propiedad Horizontal, en lo que se refiere a Quorum, representación, etc.
Nótese que en la Ley 675, se dice que “El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado”, lo que fue modificado parcialmente por la Sentencia C-522/02 que dice literalmente: “Segundo Declarar EXEQUIBLE el parágrafo 2° del artículo 37 de la Ley 675 de 2001 en el entendido que cuando se trate de inmuebles destinados a vivienda, el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, solo para las decisiones de contenido económico conforme a lo expresado en la parte motiva de la sentencia.”
Dice también la ley que las decisiones tomadas por la Asamblea General son obligatorias para todos los copropietarios, incluso ausentes y disidentes, y en lo que sea pertinente, también son obligatorias para el Administrador, revisor Fiscal, etc.
Recordemos ademas, que en la mayoría de los Reglamentos se establece que los miembros del CONSEJO, el ADMINISTRADOR o el REVISOR FISCAL, NO PUEDEN REPRESENTAR a otros copropietarios, lo que se debe tener muy presente en e momento de VALIDAR LOS PODERES.
Las funciones de la Asamblea, según la Ley 675, son las siguientes:
- Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para periodos determinados, y fijarle su remuneración.
- Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo de Administración y el Administrador.
- Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para periodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.
- Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
- Elegir y remover los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los periodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto sera de un (1) año.
- Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
- Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.
- Decidir la reconstrucción del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la Ley 675.
- Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en Ley 675 y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
- Aprobar la disolución y liquidación de la persona Jurídica
- Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la Ley 675.
- Las demás funciones fijadas la misma Ley, decretos reglamentarios de la misma, y el reglamento de propiedad horizontal.
Los temas a tratar, deberán en consecuencia ser aquellos que correspondan a los anteriores puntos.
La Asamblea debe reunirse por lo menos una vez al año, en la fecha que señale el reglamento. Si el mismo no dice nada al respecto, se reunirá en los primeros tres meses, después del vencimiento del periodo presupuestal, especialmente para aprobar balances y estados financieros del periodo que finalizo, y para aprobar el presupuesto de gastos, que permitirá fijar la cuota de Aporte a expensas Comunes (“Cuota de Administración”).
Otro punto importante es el que se refiere a la Convocatoria a la Asamblea, que queremos tratar con detenimiento, ya que una causa frecuente de INVALIDACIÓN de Asambleas es precisamente una convocatoria que no cumple con las normas legales.
Dice entonces la Ley 675 que la Citación debe hacerse con una antelación no menor de quince (15) días calendario, y es una función que corresponde al administrador. Aunque la ley no haga mayores observaciones al respecto, la mayoría de Reglamentos establecen pautas para la Convocatoria, que le den suficiente “soporte” legal.
En nuestro concepto es indispensable que la convocatoria contenga:
- Fecha de la citación.
- Tipo de Reunión (Ordinaria, Extraordinaria, en Primera Convocatoria…)
- Fecha y hora exactas de la Reunión, usando preferiblemente el formato de hora “24 Horas” (“Hora militar”), para evitar equivocaciones o malas interpretaciones reales o ficticias.
- Sitio de la Reunión
- Orden del día propuesto
- Mención del hecho de que a partir de la fecha de la convocatoria estarán los Balances y demás estados financieros disponibles en la Oficina de la Administración, durante mínimo ocho horas diarias, para la revisión y verificación de los copropietarios.
- Instrucciones para el otorgamiento de Poder, en caso de imposibilidad de asistencia.
- Relación de documentos anexos, que son generalmente: Copia de Balance, Estado de Resultados, Anexos al Balance, Relación de Cartera, DEUDORES, proyecto de presupuesto con sus anexos.
Aunque a veces parezca incomodo anexar todo un “Cartapacio” de documentos, esto es FUNDAMENTAL: Permite agilizar la reunión, ya que los propietarios llegaran a ella debidamente documentados y no se perderá tanto tiempo en explicaciones y aclaraciones, ademas que demostrara la transparencia de cada acto administrativo.
La ley establece que si no se llegase a completar el Quorum reglamentario, (“por lo menos mas de la mitad” de los coeficientes en que se encuentra dividida la copropiedad), se deberá convocar nuevamente en SEGUNDA CONVOCATORIA, reunión que se realizara “el tercer día hábil siguiente” al de la PRIMERA Convocatoria, a las 20:00 Horas, salvo que el reglamento disponga otra cosa, y en esta reunión se SESIONARÁ Y DECIDIRÁ VÁLIDAMENTE con cualquier Numero plural de copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. Claro esta, que esto no es valido cuando se pretende considerar y decidir asuntos que requieran una “MAYORÍA CALIFICADA”.
En la SEGUNDA CONVOCATORIA se deberá dejar constancia de los dispuesto en el Articulo 41 de la LEY 675, en lo que se refiere a QUORUM.
Es muy importante dejar CONSTANCIA de la entrega de la Convocatoria a cada uno de los copropietarios, y corresponde al Administrador tomar todas las medidas posibles para que cada uno reciba oportunamente la suya
Para evitar posteriores reclamos y ACCIONES LEGALES, recomendamos:
- Elaborar listado para que cada propietario firme, dejando constancia de que recibió la correspondiente convocatoria
- Archivar debidamente los comprobantes de CORREO CERTIFICADO, mediante el cual se debe enviar la convocatoria a los copropietarios que no residan en la copropiedad.
- Enviar la citación a la ULTIMA DIRECCIÓN REGISTRADA por el propietario, y naturalmente asegurarse de mantener actualizado el REGISTRO DE COPROPIETARIOS.
- En lo posible, enviar un RECORDATORIO uno, dos o tres días antes de la reunión
- Utilizar los recursos tecnológicos de avanzada, como el Correo Electrónico o el Fax, para Convocatorias y recordatorios. Guardar la constancia y copia de esos envíos.
